البريد الالكتروني: يستهلك وقتي,كيف؟

يعد البريد الالكتروني من أهم الوسائل المستخدمة للتواصل سواء على مستوى الأفراد أو الشركات, وعلى الرغم من قيام الكثير من الشركات بتطوير تطبيقات أخرى لإدارة العمل والتواصل بين أعضاء الفريق إلا أن البريد الالكتروني يبقى الأكثر استخداما. في هذه المقالة سأعرض تجربتي في تقليل الوقت المستهلك يوميا في قرائة رسائل البريد الالكتروني والتي انعكست إيجابيا في توفير الوقت للمهمات الأخرى.

عمل مجلدات خاصة

تقدم مختلف البرامج المختصة بالبريد الالكتروني خاصية إنشاء مجلدات  فرعية من المجلدات الرئيسية مما يقلل من عدد الرسائل فيها وبالتالي القدرة على الوصول للرسائل المهمة بسهولة. على سبيل المثال يمكن إنشاء مجلد رئيسي باسم المبيعات ثم عمل مجلدات فرعية تنبثق منه تمثل مبيعات كل قسم وهكذا تتوزع الرسائل بشكل منتظم.

ادارة المهام والتنبيهات

من خلال إدارة المهام يمكن توجيه الرسائل إلى مجلدات خاصة بناءً على شروط تختارها على سبيل المثال يمكن توجيه رسائل المدير إلى مجلد الإيميلات المهمة وكذلك تفعيل جرس التنبيه عند استلام بريد مهم. إن هذه الطريقة تحتاج بعض الوقت في البداية إلا أن نتائجها رائعة ومع الوقت سوف تصبح أكثر سهولة.

  فتح الرسائل دون رد

تجنب القيام بفتح الرسائل دون الرد عليها بشكل مباشر لأن ذلك يؤدي إلى زيادة عدد النوافذ المفتوحة على سطح المكتب وبالتالي تختلط الأمور وقد تنسى الرد على رسالة مهمة أو لا يحين وقت الرد عليها إلا متاخرا. كما أن خاصية الرسائل غير المقروئة تكون بالخط العريض لتعطي انتباها لها, فاذا قمت بفتح الرسالة تفقد خاصية الخط العريض وتظهر كما لو أنها مقروءة.

المواقع الدعائية

كثير من الناس يقعون في هذا الخطأ حيث يقومون باستعمال البريد الالكتروني الخاص بالعمل للتسجيل في المواقع الدعائيه أو نشرها عبر صفحات مواقع التواصل الإجتماعي مما يجعلها مستهدفة لحملات الإعلانات والرسائل غير المرغوب فيها. إن وجود هذا الكم الهائل من الرسائل الدعائية يجعل من الصعب عليك الوصول للرسائل المهمة كما أنه يستهلك وقتا من أجل حذفها. لذلك أنصح باستخدام بريد الكتروني بديل تقوم باستخدامه لهذه الاغراض.

.كما أسلفنا قد لا تكون المهمة سهلة في البداية ولكن مع الوقت سوف تكون الأمور أفضل. شاركنا بتعليقك إذا كان لديك طرق أخرى!

2 thoughts on “البريد الالكتروني: يستهلك وقتي,كيف؟

Leave a Reply

%d bloggers like this: